Mô tả

Chức danh: Nhân viên Hành chính – Lễ tân
Tên đơn vị: Phòng Hành chính Tổng hợp
Địa điểm làm việc: 213 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, phường Võ Thị Sáu, quận 3, TP.HCM
I. CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC
1. Mối quan hệ bên trong công ty.
- Chịu sự quản lý, giám sát trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp.
- Kết hợp cùng các nhân viên trong phòng HCTH hoàn thành nhiệm vụ chung.
- Phối hợp chặt chẽ với CBNV trong công ty.
2. Mối quan hệ bên ngoài công ty: Không
II. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, HỌP
1. Báo cáo công việc theo quy định cho Trưởng phòng.
2. Báo cáo trực tiếp cho cấp trên khi công việc không thể tự giải quyết hoặc khi cấp trên yêu cầu.
3. Họp, trao đổi công việc trong bộ phận khi được yêu cầu.
III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
1. Trực quầy lễ tân tại sảnh tòa nhà; Tiếp nhận và trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc và xử lý các cuộc gọi theo yêu cầu của khách gọi đến, đặt lịch công tác/lịch hẹn cho sếp, ...
2. Ghi nhận và báo cáo lại thông tin về khách gọi đến nếu không chuyển được cuộc gọi theo yêu cầu;
3. Tiếp đón, cung cấp thông tin và chỉ dẫn khách đến làm việc, tham quan tòa nhà một cách tận tình, chu đáo, niềm nở;
4. Hướng dẫn và nhắc nhở CBCNV/khách hàng thực hiện các nội quy, quy định của tòa nhà;
5. Thông báo, nhắc nhở các công ty, tổ chức làm việc trong tòa nhà về những trách nhiệm họ phải thực hiện;
6. Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu;
7. Công chứng, sao y các loại giấy tờ của Công ty;
8. Đánh máy, in, sắp xếp, photo tài liệu theo yêu cầu của Giám đốc Ban PC&HCTH;
9. Lập danh sách và mời họp: Chuẩn bị phòng họp cho các buổi họp của Công ty tại văn phòng;
10. Phối hợp với các bộ phận trong việc tổ chức các hoạt động của Công ty, tòa nhà, trang trí dịp Lễ Tết ...
11. Nhận và chuyển phát thư, bưu phẩm, bưu kiện đi - đến;
12. Hỗ trợ gọi xe khi khách có nhu cầu;
13. Phối hợp bộ phận an ninh giám sát việc ra vào, đảm bảo an ninh tòa nhà;
14. Thực hiện việc báo động, liên hệ cơ quan chức năng khi có sự cố xảy ra;
15. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
IV. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Yêu cầu các Phòng/Ban trong Công ty thực hiện đúng các quy định của Nhà nước và nội quy của Công ty
2. Tiếp nhận, phản ánh và phân loại các thông tin đến Ban Lãnh đạo và CBCNV theo yêu cầu.
3. Đề xuất các giải pháp hoàn thành công việc một cách tốt nhất

Yêu cầu

1. Tiêu chuẩn về học vấn
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên; các ngành học có liên quan đến QTKD, Nhà hàng KS, Văn thư lưu trữ.... hoặc các chuyên ngành khác có liên quan
2. Tiêu chuẩn về con người
- Nữ, nhanh nhẹn, cẩn thận, thân thiện, hòa đồng, nhiệt tình.
- Ngoại hình dễ nhìn, giọng nói chuẩn – dễ nghe.
3. Tiêu chuẩn về kinh nghiệm
- Ưu tiên có ít nhất 01 kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
4. Tiêu chuẩn về kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp, tương tác với mọi người và khả năng truyền đạt tốt;
- Nhanh nhẹn, hoạt bát, niềm nở trong giao tiếp; Kỹ năng lắng nghe tích cực, chu đáo trong công việc, có khả năng thấu hiểu, đồng cảm;
- Thành thạo tin học văn phòng; Sử dụng tốt các thiết bị văn phòng: máy in, máy photo…
- Có kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả;
- Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
- Có thể giao tiếp tiếng Anh cơ bản

Quyền lợi

- Mức lương dành sinh viên mới ra Trường: 10.000.000 đồng/tháng.
- Đối với chuyên viên 2-3 năm kinh nghiệm: trên 12.000000 đồng/tháng.
- Thử việc 2 tháng, sau đó tham gia BHXH, thưởng lễ tết
Các thông tin thêm sẽ trao đổi chi tiết với ứng viên.